הכל אודות מיקור חוץ (אאוטסורסינג)

מאמר מקיף בנושא מיקור חוץ באדיבות פרו מן יו – פתרונות אריזה, עיטוף, לוגיסטיקה ואאוטסורסינג.

מיקור חוץ (אאוטסורסינג, outsourcing) הינה שיטת ניהול המאפשרת להוציא החוצה מן הארגון משימות תוך שימוש בכוח עבודה שאינו שכיר או פנים ארגוני. שימוש במיקור חוץ מאפשר למשרד לקבל תפוקה מתוכננת מראש, בטווח זמנים ידוע מראש, בעלות ידועה מראש, ובאיכות מקצועית מבלי להיות כפופים לעלויות או לזמנים של הכשרת כוח אדם מתאים.

שיטת עבודה זו הופכת פופולארית יותר ויותר, במיוחד בשנים האחרונות ולאור התפתחות הרעיון של יתרון יחסי, הנגשת נתונים רבים דרך האינטרנט ומחשוב ענן, והתקשורת המהירה והזולה בין בעלי עסקים מכל קצוות העולם. שכיחות העבודה במיקור חוץ גוברת הן במגזר העסקי והן במגזר הציבורי לא רק בישראל – אלא במדינות רבות מסביב לעולם.

ניהול עבודה יעיל תוך שימוש ביתרונות של מיקור חוץ יכול להבטיח צמצום של תשומות ועלייה משמעותית בתפוקות העבודה, בשל היתרונות של העסקת עובדים במיקור חוץ, אותן נסקור בהמשך.

העולם הוא כפר גלובאלי

עד לפני לא מזמן, היה לא פשוט לעבוד מול חברות הממוקמות במרחק רב מאזור העבודה של הארגון. הצורך בתקשורת, בהעברת נתונים (ופעמים רבות אך ורק באופן אישי או בדואר), והקושי לעקוב אחר העבודה באופן רציף במהלך שיתוף הפעולה, הקשו על יכולתם של ארגונים רבים “להוציא החוצה” חלק מהעבודה ההכרחית של המשרד.

מגבלה זו אינה רלוונטית בימינו אלה, כאשר יכולתו של המעסיק לעקוב אחר ביצוע העבודה היא כמעט בלתי מוגבלת – גם אם הוא מרוחק מאזור העבודה מרחק קילומטרים רבים. היכולת להעביר מידע באופן מיידי ברשת, לצפות בתהליכים המתרחשים במשרדים מרוחקים, לקבל ולמסור נתוני התקדמות, וכיוצא באלה, היא בלתי מוגבלת, ומכאן הקשר העסקי של הארגון עם עובדי מיקור החוץ הופך להיות הרבה יותר “בשליטה”, גם אם העובדים עצמם ממוקמים מרחק רב מהארגון.

המאפיינים הייחודיים של עבודה במיקור חוץ ביחס לעבודה פנים ארגונית

הנה כמה מן היתרונות הייחודיים המאפיינים עבודה עם גורמים במיקור חוץ:

העבודה מול גורמי מיקור חוץ מאפשרת לחברה להסתמך על עובדים מקצועיים בתחומם, עתירי ידע וניסיון, מבלי להכשיר אותם בארגון, ללמד אותם את דרכי העבודה של הארגון או להתחייב לכמות עבודה וזמן העסקה מראש.

רמת השירות היא שונה לעיתים קרובות בשירותים הניתנים במיקור חוץ, מסיבות רבות, ביניהן יכולתו של הארגון להחליף עובדים בכל עת, המומחיות של נותן השירות ורצונו לבצע ולדווח על מנת לשמור על יחסי עבודה תקינים, ועוד.

 למה או מתי נכון לפנות לעבודה במיקור חוץ?

 אם הארגון מעוניין לצמצם את העבודה הפנים ארגונית לתחומי הליבה שלו, תחומי היכולת המרכזיים שלו, נכון יהיה עבורו לשקול העסקה של עובדים במיקור חוץ בנושאים אחרים של תפעול, שיווק או כיוצא באלה, למשל, במקרים כאלה:

כאשר הארגון מעוניין להפנות מקסימום משאבים (הן מבחינת זן והן מבחינה כספית) להתמחויות והעסקת מקצוענים בתחום העיסוק שלו, ואת שאר צרכי הארגון הוא מעוניין לנהל בצורה “שקופה” ככל הניתן, על ידי קבלת דוחות פעילות חודשיים והאצלת סמכויות רבות ככל האפשר על חברת מיקור חוץ שתדאג לנושא מ-א’ ועד ת’.

כאשר הארגון מעוניין בעובד מקצועי ובאחריות לעבודה שעובד זה מסוגל לעשות – עובדים מקצועיים על פי רוב יידרשו להכשרה בתחום העיסוק הספציפי, ועבודה במיקור חוץ יאפשרו לעובד עצמו, או לחברה המעסיקה, לשאת בעלויות ההתאמה הראשונית לפני תחילת עבודה, ואפילו במקרים מסוימים לערוב לאיכות העבודה שתתקבל, מה שחוסך מהארגון משאבים רבים שעשויים במקרה אחר למצוא את עצמם מושקעים בהכשרת העובדה ובתקופת תחילת עבודה לא יעילה.

כאשר הארגון אינו מעוניין במסגרת עבודה מסודרת – למשל, כאשר הארגון מעוניין בעבודה בהיקפים נמוכים מאוד, או בעבודה לא קבועה שהצורך בה משתנה באופן משמעותי מדי חודש או מדי תקופה. במקרים אלה, אי ההתחייבות לעובד במיקור חוץ מהווים יתרון משמעותי, מכיוון שכשיש צורך בשירותיו ניתן לזמן אותו, ולעומת זאת כשאין צורך בשירותיו אין גם צורך לשלם על שעות שבהן הוא אינו מבצע עבודה.

עוד, מומלץ בדרך כלל להשתמש במיקור חוץ עבור תהליכי ייצור חדשים, בשלב בחינת יעילותם – עבור מוצרים או שירותים שעוד לא ברור אם שווה להשקיע בייצור פנימי עבורם – מוצרים או שירותים בתחילת דרכם, כאלה שעוד לא הוכיחו שהם כלכליים.

עבודות שמתאימות למיקור חוץ

בדרך כלל ניתן לשקול מיקור חוץ עבור עבודות שהמשרד צריך והן אינן בתחומי הליבה של עיסוקו. במיוחד, אם כי בפירוש לא רק, בנושאים הדורשים ידע, מומחיות או כלים ייחודיים אשר המשרד אינו יכול להעמיד לשירות עובדיו. ניתן להשתמש במיקור חוץ עבור עבודות של אדם יחיד ואפילו חטיבות שלמות. עיסוקים לדוגמה שמקובל להשיג במיקור חוץ:

• ניקיון ותחזוקת המשרד
• תחזוקת מערכות ממוחשבות
• אריזה, דפוס וגרפיקה
• מחשוב ואינטרנט
• הנהלת חשבונות
• ניהול ציי רכב
• מוקדי מענה טלפוני ושירות לקוחות
• מזכירות, שיווק, אדמיניסטרציה
• הסעדה
• לוגיסטיקה

 ועוד.

מיקור חוץ בתעשיית המפעלים

השימוש במיקור חוץ הוא יעיל במיוחד כאשר מדובר בייצור הדורש מכונות, טכנולוגיה, ידע וניסיון בתחום מסוים אשר אינו תחום הליבה של החברה השוכרת. במקרים כאלה, למשל בייצור אריזות בחברות מזון או קוסמטיקה, מקובל ונכון להשתמש בחברה שיש ברשותה את המכשור והטכנולוגיה, ולא להשקיע בהקמה של איזור או מחלקה לצרכים ייחודיים אלה.

הצורך בשימוש במיקור חוץ למפעלים עולה כאשר מדובר בייצור מועט (לדוגמה, ייצור אריזה או מארז של מוצר שנמכר לעיתים רחוקות יותר, בכמויות קטנות יחסית) או בייצור חד פעמי (למשל ייצור מארזי קד”מ לכבוד פסח) או בייצור של מוצר חדש או אריזה חדשה למוצר קיים, בשלב הוכחת התועלת שלו.

יכולתו של גוף שעובד במיקור חוץ לתת מענה במקרים כאלה היא גבוהה, זאת בשל מספר סיבות:

• מיקור חוץ יאפשר לארגון לקבל מוצר באיכות גבוהה – ייתכן שהרצון להפיק מוצר באיכות זהה באופן פנימי יצריך השקעה רבה של כסף ומאמץ
• מיקור חוץ יחסוך לארגון את הצורך בהכשרה של אנשים או ברכישת מכונות – לעיתים פשוט אין טעם שהארגון ישקיע בהכשרת אנשים, למשל בייצור אריזות, או ברכישת של מכונות, במיוחד בתחומים שבהם המכונות מתחדשות והטכנולוגיה משתפרת חדשות לבקרים.
• מיקור חוץ יאפשר לארגון להיחשף למידע בתחומים הרלוונטיים ולשפר את התכנית המקורית שלו, תוך לימוד מניסיון של גוף מומחה בתחום – אם הארגון יבחר לעבוד עם גוף מנוסה בתחום העבודה המדוברת, יוכל להרוויח מניסיונו של העובד וידיעותיו, ולקבל ערך מוסף לעבודה.
• מיקור חוץ הוא אינו מחייב – אין צורך להשקיע בתשומות ובכוח אדם מנוסה, אבל גם אין צורך להתחייב למספר ידוע מראש של שעות עבודה או לכמות ידועה מראש של מוצרים מוזמנים בכל תקופה. מיקור חוץ יאפשר, במובן הזה, קבלה של מוצרים באיכות מעולה וללא התחייבות.
• חברה מקצועית במיקור חוץ תעשה מה שצריך עד לקבלת מוצר מוגמר באיכות גבוהה – אם הארגון יבחר להתמודד עם ייצור המוצר הנוסף תוך השקעת המשאבים במיכון וכוח אדם, הוא יישא בעלויות ובמשמעויות של חוסר הניסיון (אף אם כוח האדם הוכשר, שגיאות של תחילת הדרך בדרך כלל מתרחשות…) כמו הפעלה לא מדויקת של המכונה, בחירה בצבעים לא מתאימים בעיצוב, וכדומה.

 עליה בהיקפי ייצור אריזות מוצרי מזון במיקור חוץ

נושא מיקור חוץ של אריזת מוצרי מזון נבדק באופן מעמיק במסגרת מחקר שנערך לאחרונה על מיקור חוץ במפעלי ייצור מוצרי מזון בהולנד ובטייוואן.

נאספו נתונים מעשרות חברות, החל מחברות בהן מועסקים 50 עובדים במפעל בודד וכלה בחברות ענק בעלות יותר מ7 מפעלים ומעל ל3000 עובדים. בין היתר נאספו נתונים מ FrieslandCampina חברת מוצרי החלב הגדולה ביותר בהולנד (ומן הגדולות בעולם), Vion food group המייצרת, בין היתר, מוצרי מזון עמידים וVanDrie Group יצרנית של מוצרי בשר.

מן הנתונים שנאספו ניכרת מגמה ברורה של עלייה בפניה למיקור חוץ לייצור אריזות, כך למשל:

– בין השנים 2005 – 2011 היקף ייצור אריזות במיקור חוץ עלה בחברות שנחקרו במעל ל20% בממוצע

– היקף מיקור חוץ של אריזות מוצרים המושקים לראשונה עלה ביותר מ30%

– היקף מיקור חוץ של אריזת מהדורות מוגבלות של מוצרים מוכרים עלה בכ24%

– העלייה התלולה ביותר נצפתה בהיקף מיקור חוץ של אריזת מוצרי מזון עמידים, בשנת 2011 יוצרו 27% יותר אריזות מוצרים כאלה במיקור חוץ מאשר בשנת 2005.

 המגמה ברורה ומעידה על הטמעת העיקרון של חיסכון בעלויות באמצעות ייצור מוצרי אריזה במיקור חוץ, במיוחד כאשר מדובר באריזה של מוצרים חדשים בתקופת ניסיון, מוצרים מוכרים באריזות חדשות (למשל באריזה אישית) או מהדורות מוגבלות.

במסקנותיהם ציינו החוקרים כי נראה שהנתונים שאספו מן הפעילות בשווקי המזון בהולנד וטייוואן אינם ייחודיים לשווקים אלה אלא קונסיסטנטיים עם נתונים כלל עולמיים.

גם בישראל ניכרת מגמת הגידול בתחום מיקור חוץ של מוצרי אריזה. עם זאת, המספרים בארץ מעידים על היקפים כלליים פחותים מן הממוצע העולמי, לפיכך יש לצפות שהיקפים אלה ימשיכו לטפס ובקצב גדול מזה שנצפה במחקר שתוצאותיו תוארו לעיל.

 היתרונות של מיקור חוץ

העובדה שמיקור חוץ הופך פופולארי יותר ויותר, מצביעה על כך שהוא מציע יתרונות לבעלי עסקים, הנה כמה מהם:

• העסקת עובד במיקור חוץ חוסכת מהארגון את הצורך להכשיר עובד או להתמודד עם כוח אדם לא מיומן. ההעסקה היא בדרך כלל עבור ביצוע העבודה ויכולת הביצוע עומדת כתנאי בסיס לתחילת עבודה משותפת. אם יש צורך בביצוע התאמות, לימוד לפני תחילת העבודה או רכישת ידע נוסף – העובד עצמו ייקח אחריות על השגת המידע והכלים הנדרשים לשם תחילת עבודה.
• מסגרת העסקה במיקור חוץ פוטרת את המעסיק מהתחייבות בנוגע לשעות עבודה, זמן העסקה וכדומה. המעסיק יכול לבחור לסיים את העבודה המשותפת בכל עת (כמובן, אלא אם חתם על הסכם העסקה המחייב אותו אחרת), להפחית או להציע יותר עבודה בכל זמן.
• בעבודה במיקור חוץ, המעסיק אינו מחויב ליחסי עובד מעביד. מדובר על חיסכון זמן ניהולי משמעותי, וחיסכון בהוצאות (למשל אין מחויבות לתשלום בזמני מילואים / הריון ולידה, וכדומה)
• חיסכון משמעותי בתקורה – המעסיק אינו נדרש במרבית המקרים לארגן לעובד במיקור חוץ סביבת עבודה בארגון. החיסכון כולל לא רק את שטח העבודה שנחסך, אלא גם הוצאות נלוות כמו חשמל, מיזוג, ארוחות, וכדומה.
• חיסכון של לפחות 15% בעלויות השירות – התשלום עבור שעת עבודה (או עבור פרויקט) נמצא במחקרים שנעשו לאחרונה כזול לפחות ב – 15% מהמחיר הממוצע לעובד פנים ארגוני אותו הארגון עשוי לשלם.
• העסקת עובד במיקור חוץ, ותשלום עבור שירות, מאפשרים יכולת חיזוי גבוהה יותר של עלויות השירות.
• עובדים במיקור חוץ מאפשרים גמישות, ביצוע שינויים בכוח העבודה ובשיטת העבודה במהירות יחסית.

 מחקר של חברת Gartner מגלה כי מעל 40% מהחברות המשתמשות בשירותי מיקור חוץ, עושים זאת על מנת להשיג ייעול עסקי.

 אחריות ותפקיד הארגון בקבלת שירותים במיקור חוץ

על מנת להשתמש בתבונה ובאופן יעיל בשירותי מיקור חוץ, יש צורך לנהל שירותים אלה באופן מושכל, ובו מחד נשמור על החיסכון בצורך לנהל או לעסוק בעניין שאותו הוצאנו לעבודה במיקור חוץ, ומאידך ננהל את העבודה מול הגורם במיקור חוץ כך שנוודא את קבלת המוצרים והשירותים באיכות שהוסכמה, בזמן שהוסכם, ובתנאים המוסכמים מראש.

ניהול העבודה מול גורמים במיקור חוץ דורשת ידע כללי בלבד על אודות המוצרים או השירותים הניתנים, ועם זאת יש צורך לעקוב אחר העבודה, לוודא שטבלת הזמנים העומדת בבסיס ההתקשרות בין הארגון לגורם המועסק נשמרת, ושיש כתובת לעובד לפניות, שאלות, בירורים, בקשות וכדומה.

אחריות הארגון ביחס לעובד במיקור משנה, אם כן, היא להגדרת התוצר שהארגון מקווה לקבל, טבלת הזמנים וטווח העבודה המשותפת, בדיקת איכות העבודה או השירות, אישור ומסירת היזון חוזר (משוב) על איכות העבודה, ואם יש צורך, אספקת מידע נוסף, נתונים, מקורות ומענה על שאלות ובירורים של הספק שישמשו אותו בהשלמת המשימות שקיבל לביצוע.

טיפים לעבודה יעילה במיקור חוץ

• תאמו ציפיות עם תחילת העבודה והיו משוכנעים שהן העובד והן הארגון מבינים את העבודה עצמה, מסגרת הזמנים העומד לרשות העובד לביצועה, תנאים, מחויבויות, ועוד. היו ברורים ככל האפשר – קחו בחשבון שכל עמימות בהסכם או כל הסכמה שאינה כתובה עשויה לעבוד לטובת הספק שלכם בהמשך.
• הקצו מנהל בעל יכולות בינאישיות טובות ויכולת לימוד עצמי, לפיקוח ובחינת השירותים במיקור חוץ. וודאו שהוא גם בוחן את איכות העבודה ונמצא בקשר עם כל גורם במיקור משנה, וגם זמין לכל גורם כזה לקבלת מידע נדרש להשלמת הפרויקט.
• וודאו בקרה שוטפת מול כל פרויקט במיקור משנה.