עבד של הזמן
מאת יובל יבנקובסקי
צילום: mkosut
אומרים “זמן הוא כסף”. זו טעות. כסף אפשר גם להרוויח. זמן אפשר רק להפסיד.
לפני מספר שנים הגעתי לסיור בחברת הנדסה בתחום המכאניקה. היה מאוד קשה לנהל את הפגישה, וזאת עקב כמות טלפונים בלתי פוסקת אל בעל החברה. הוא היה אדם משכיל ומאוד גאה בכך שהוא למד כל מיני טיפים לניהול זמן. הוא השוויץ בפניי שהוריד כפתור במחשב שלו לתחתית המסך, וזה חוסך לו 5 דקות ביום.
לעיתים קרובות אנו קוראים על טיפים לניהול זמן. כל מיני קיצורי דרך, חלקם חמודים. אך ישנו עיקרון בסיסי ששוכחים כשמדברים על נושא זה. מי אמור לנהל את הזמן?
אם אתה עובד על תמחור פרויקט בשווי מיליון דולר, ונכנסת שיחה מעובד ששואל כמה גומיות לקנות השבוע, אתה חייב לעצור באמצע, לענות לו, לחזור לחישוב, לגלות שאיפסת את המחשבון בטעות או שאתה לא זוכר מה כבר הכנסת ומה לא, להתחיל הכול מהתחלה ולבסוף להוציא הצעת מחיר עם טעות. שאלת מיליון הדולר היא – מי בעצם ניהל את הזמן שלך? אתה, או העובד שהתקשר?
הסברתי לו את העיקרון. יש היום לכל אחד מחשב. אימיילים הם תקשורת מהירה מספיק, אבל שפויה יותר מטלפון. אדם יכול לטפל באימיילים בצורה מסודרת ובלי להפסיק דברים באמצע.
“ניסינו את זה בעבר”, אמר לי בעל העסק, “אבל ישנה תופעה שנקראת – נדידת האימייל לתחתית תיבת הדואר, עד שאף אחד לא זוכר שהוא שם”. “הפתרון הוא לא לעשות הכול בטלפון, אלא לבנות נכון את שיטת ניהול האימיילים” עניתי. “זה דורש מעט משמעת וכמה כללים שחסרים לך כיום”.
כלל ראשון: Do it now. ברגע שאתה מחליט לטפל במיילים שלך – אל תתחיל מאה דברים במקביל. פתחת את המייל – טפל בו עד סופו, ואז העבר אותו לתיקיה שנקראת “בוצע”. אתה לא אמור לשמור מיילים בתיבת הדואר הנכנס! בתיבת הדואר הנכנס צריכים להיות רק מיילים שעוד לא הגעת לקרוא אותם. בסוף היום, התיבה אמורה להיות ריקה!
כלל שני: אם יש משהו שלא בא לך לעשות כרגע… אתה מתגבר על זה ועושה אותו; “נגעת – נסעת”. ברגע שפתחת את המייל, סיים אותו. זה שומר על סדר גם בראש שלך. עם כמות הדברים הפתוחים שיש לרוב בעלי העסקים, זהו נס רפואי שהם בכלל נושמים. מצד שני, זה מסביר הרבה מהעייפות ובעיות הבריאות שלהם.
כמובן, בתור מנהל, מותר לך לנתב דברים לטיפולם של אנשים אחרים. הדבר אפילו מומלץ. אבל זה חייב להיות בתנאי שהאחרים הללו קיבלו, כחלק מהגדרת התפקיד שלהם, את הדרך והידע לטפל בדברים הללו. אתה לא יכול “להפיל תיקים” על אנשים בלי לסכם איתם קודם שזה חלק מהתפקיד שלהם, ובלי לכתוב את המדיניות לטיפול בכל סוג של משימה.
כאשר לעובד אין מחשב, אין ברירה וצריך להיזכר בשיטה עתיקה שנקראת עט ונייר ועדיין, העיקרון לא משתנה.
בסופו של דבר, כמה שלא תתייעל, יש לך רק 24 שעות ביממה. או אולי לא? אם העסק שלך בנוי נכון, אתה יכול “לקנות” עוד אינספור שעות ביממה. נצל את הזמן לבנות את העסק כך שאחרים עושים את העבודה ואתה רק מנהל, ויהיו לך חיים. נסה לבצע הכל בעצמך – ויהיה לך התקף לב.
אין למחבר מושג מי האידיוט שהתחיל עם התיאוריה שתפקיד המנהל הוא להיות צוואר הבקבוק לכל הבעיות בעסק. אין דבר רחוק מזה בניהול תקין. אמנם תפקיד הבעלים הוא לבנות את העסק, ולפתור מראש את הבעיות בזרימה של פס הייצור, אבל הוא לא הכותל המערבי שכולם אמורים לבוא אליו עם בעיות. לפני שנים רבות הנהגנו חוק בכל בתי העסק שאנו עובדים איתם: עובד לא מגיע עם בעיה, בלי הצעה לפתרון. חנכו את העובדים שלכם לגישה זו, ותראו איך הם הופכים להיות ראש גדול, להבדיל מעסקים רבים בהם היחיד שאיכפת לו הוא בעל העסק. הסיבה היחידה לתופעת הראש הקטן, היא חוסר ההקפדה על חינוך העובדים להגיע עם הצעות לפתרון. ברגע שאתה פותר בעיה עבור מישהו אחר, אתה מקטין את האחריות שלו בתפקיד, ומכין את הקרקע לבעיה הבאה שתגיע אל סף דלת משרדך.
זו גם הסיבה שאני מחנך את כל היועצים שלנו לכך שבתור יועצים אנו לא פותרים בעיות ללקוחות, אנו מעניקים כלים. מי שפותר את הבעיות הם בעלי העסקים בעצמם. אנחנו רק מספקים את הנוסחאות ואת הכללים שיש לדעת. בעל עסק שדורש מהיועץ שיפתור לו את הבעיות – הוא כבר בעל-עסק עם רמת אחריות נמוכה. בדרך כלל זה נובע מייעוץ שגוי שבעל-עסק זה קיבל בעבר, בו היועץ שהיה, פתר לו את כל הבעיות בלי ללמד אותו דבר. זה לא הוגן, לא הגון, ולא מביא תועלת לבעל-העסק או לעסק.
____________________________________________________________________________________
הקטע הוא מתוך הספר “האם שווה להיות עצמאי?” מאת יובל יבנקובסקי, בהוצאת המכון לאבחון עסקי. הספר הוא בן 284 עמודים והוא מהווה את המדריך השלם להקמה ולניהול של עסק קטן או בינוני בכל המישורים.
עלות הספר היא 149 ₪. ניתן להזמין 24 שעות ביממה, בטלפון 03-7300852. משלוח ללא תשלום.
